Die Inventur ist die Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag, bei der gezählt, gemessen, gewogen und bewertet wird, was tatsächlich vorhanden ist. Ihr Ergebnis ist das Inventar, ein Verzeichnis nach Art, Menge und Wert, und aus diesem Inventar entsteht die Bilanz. Geregelt ist die Inventur in § 240 des Handelsgesetzbuchs, die Vereinfachungen stehen in § 241 HGB.
Die Inventur entscheidet unmittelbar über den Gewinn: Der Endbestand an Waren und Material geht direkt in den Wareneinsatz ein, jeder nicht gezählte Karton verändert das Ergebnis, und eine fehlende oder unbrauchbare Inventur gibt dem Finanzamt das Recht, den Gewinn zu schätzen.
Alle Angaben zu Beträgen, Fristen und Normen: Stand Oktober 2026.
Was ist eine Inventur?
Eine Inventur ist die körperliche und buchmäßige Erfassung des gesamten Vermögens und aller Schulden zu einem Stichtag. Sie stellt fest, was wirklich da ist, nicht, was die Buchhaltung ausweist. Nach § 240 Absatz 1 HGB hat jeder Kaufmann Grundstücke, Forderungen, Schulden, Bargeld und sonstige Vermögensgegenstände „genau zu verzeichnen“ und dabei den Wert jedes einzelnen Postens anzugeben.
Im Alltag wird der Begriff auf das Lager verengt, weil dort die eigentliche Arbeit anfällt. Rechtlich umfasst die Inventur aber auch Maschinen, Fahrzeuge, Bankguthaben, Forderungen und Verbindlichkeiten; nur die Art der Erfassung unterscheidet sich.
- Körperliche Inventur: Zählen, Messen, Wiegen von Waren, Rohstoffen, Erzeugnissen und beweglichem Anlagevermögen. Wo Zählen wirtschaftlich unzumutbar ist, etwa bei Schüttgut, ist eine Schätzung nach anerkannten Verfahren zulässig.
- Buchinventur: Erfassung nicht körperlicher Posten anhand von Belegen: Forderungen, Bankguthaben, Verbindlichkeiten.
- Anlageninventur: Das bewegliche Anlagevermögen wird über das laufend geführte Anlagenverzeichnis erfasst. Wie es vom Umlaufvermögen abgegrenzt wird, erklärt der Beitrag zum Anlagevermögen.
Inventar: das Ergebnis der Inventur
Das Inventar ist das Bestandsverzeichnis, das die Inventur hervorbringt. Es listet jeden Vermögensgegenstand und jede Schuld einzeln nach Art, Menge und Wert auf und ermittelt das Reinvermögen als Differenz. Die Inventur ist die Tätigkeit, das Inventar das Dokument. Aus dem Inventar wird die Bilanz entwickelt, die dieselben Werte verdichtet als Aktiva und Passiva zeigt. In der Betriebsprüfung wird deshalb das Inventar mit den Zähllisten angefordert, nicht die Bilanz.
Wer muss eine Inventur machen?
Zur Inventur verpflichtet ist jeder, der bilanziert: Kaufleute nach § 240 HGB, also insbesondere jede GmbH und jede UG, sowie Gewerbetreibende, die nach § 141 der Abgabenordnung steuerlich buchführungspflichtig sind. Wer seinen Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, muss keine Inventur im Sinne des § 240 HGB durchführen.
§ 240 Absatz 1 HGB verlangt das Inventar zu Beginn des Handelsgewerbes, Absatz 2 „für den Schluß eines jeden Geschäftsjahrs“. Für Handelsgesellschaften gelten die Kaufmannsvorschriften nach § 6 Absatz 1 HGB kraft Rechtsform. Für Einzelkaufleute gibt es eine Ausnahme: Nach § 241a HGB brauchen sie die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als jeweils 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen. Diese Grenzen gelten seit 2024; in vielen älteren Darstellungen stehen noch 600.000 und 60.000 Euro.
Steuerlich zieht § 141 Absatz 1 AO dieselbe Linie: Gewerbliche Unternehmer mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr müssen Bücher führen „und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse machen“; die §§ 240, 241 und 243 bis 256 HGB gelten dann sinngemäß.
Unterhalb dieser Grenzen bleibt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung möglich, bei der es keinen Warenbestand in der Gewinnermittlung und damit keine Inventurpflicht gibt; ein Verzeichnis des Anlagevermögens nach § 4 Absatz 3 Satz 5 EStG ist trotzdem zu führen. Welche Rechtsform in welche Pflicht führt, zeigt der Überblick zu den Unternehmensformen.
Inventurarten: Stichtagsinventur, permanente Inventur und Stichprobeninventur
Das HGB kennt die Stichtagsinventur als Grundform und erlaubt in § 241 HGB drei Vereinfachungen: die Stichprobeninventur (Absatz 1), die permanente Inventur (Absatz 2) und die vor- oder nachverlegte Inventur (Absatz 3). Alle Verfahren müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen und dieselbe Aussagekraft wie eine vollständige Zählung am Stichtag haben.
Stichtagsinventur
Die Stichtagsinventur ist die körperliche Aufnahme aller Bestände am Bilanzstichtag selbst, bei den meisten Unternehmen am 31. Dezember. Weil kaum ein Betrieb an diesem Tag zählen kann, lässt die Finanzverwaltung in R 5.3 Absatz 1 der Einkommensteuer-Richtlinien eine Aufnahme innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Stichtag zu; Bestandsveränderungen dazwischen werden anhand von Belegen vor- oder zurückgerechnet. Das ist eine Verwaltungsregel, kein Gesetz.
Vor- oder nachverlegte Inventur
Nach § 241 Absatz 3 HGB darf die körperliche Aufnahme an einem Tag „innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Schluß des Geschäftsjahrs“ stattfinden. Der festgestellte Bestand wird in einem besonderen Inventar festgehalten und wertmäßig auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet.
Permanente Inventur
Bei der permanenten Inventur nach § 241 Absatz 2 HGB entfällt die Zählung am Stichtag, weil ein laufend geführtes Lagerbuch oder eine Warenwirtschaft jederzeit den Bestand nach Art, Menge und Wert ausweist. Voraussetzung ist, dass alle Zu- und Abgänge belegt sind und jeder Artikel mindestens einmal im Geschäftsjahr körperlich aufgenommen wird, wie es R 5.3 Absatz 3 EStR als Verwaltungsauffassung festhält. Die Zählung verteilt sich über das Jahr.
Stichprobeninventur
Die Stichprobeninventur nach § 241 Absatz 1 HGB ermittelt den Bestand „mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben“. Eine Zufallsauswahl wird erfasst und hochgerechnet; das Gesetz verlangt, dass der Aussagewert dem einer vollständigen Aufnahme gleichkommt.
Vereinfachungen: Festwert, Gruppenbewertung und Verbrauchsfolge
Neben den Inventurverfahren erlaubt das HGB Vereinfachungen bei der Bewertung: den Festwert nach § 240 Absatz 3 HGB, die Gruppenbewertung mit gewogenem Durchschnitt nach § 240 Absatz 4 HGB und Verbrauchsfolgeverfahren nach § 256 HGB. Alle drei weichen vom Grundsatz der Einzelbewertung in § 252 Absatz 1 Nummer 3 HGB ab und sind deshalb an Bedingungen geknüpft.
Festwert
Der Festwert nach § 240 Absatz 3 HGB erlaubt es, Sachanlagen sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe mit gleichbleibender Menge und gleichbleibendem Wert anzusetzen, wenn sie regelmäßig ersetzt werden, ihr Gesamtwert für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung ist und der Bestand nur geringen Schwankungen unterliegt. Typische Fälle sind Gerüstteile, Gastronomiewäsche, Kleinwerkzeug oder Verpackungsmaterial.
Zwei Grenzen gehören dazu. Erstens verlangt § 240 Absatz 3 Satz 2 HGB „in der Regel alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme“. Zweitens konkretisiert die Finanzverwaltung in R 5.4 Absatz 3 EStR die nachrangige Bedeutung: Der Festwert soll im Durchschnitt der letzten fünf Bilanzstichtage 10 Prozent der Bilanzsumme nicht überschreiten. Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro nach § 6 Absatz 2 EStG stehen nach der Sofortabschreibung ohne Wert im Inventar, bleiben aber im Verzeichnis, wie der Beitrag zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern erklärt.
Gruppenbewertung
Nach § 240 Absatz 4 HGB dürfen gleichartige Vorräte sowie andere gleichartige oder annähernd gleichwertige bewegliche Vermögensgegenstände zu einer Gruppe zusammengefasst und mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt werden.
Verbrauchsfolge: Lifo und Fifo
§ 256 HGB erlaubt für gleichartige Vorräte die Unterstellung, dass die zuerst (Fifo, „first in, first out“) oder die zuletzt (Lifo, „last in, first out“) angeschafften Gegenstände zuerst verbraucht wurden. Steuerlich ist der Spielraum enger: § 6 Absatz 1 Nummer 2a EStG lässt für die Steuerbilanz nur Lifo zu, und davon darf nach Satz 3 in den Folgejahren nur mit Zustimmung des Finanzamts abgewichen werden.
Bewertung: Anschaffungskosten und Niederstwertprinzip
Gezählte Bestände werden höchstens mit ihren Anschaffungs- oder Herstellungskosten bewertet. Liegt der Markt- oder Börsenpreis am Stichtag darunter, muss nach § 253 Absatz 4 HGB auf diesen niedrigeren Wert abgeschrieben werden. Für das Umlaufvermögen gilt damit das strenge Niederstwertprinzip: Jede Wertminderung ist zu berücksichtigen, auch eine vorübergehende.
Die Obergrenze setzt § 253 Absatz 1 Satz 1 HGB: „höchstens mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten“. Dazu zählen nach § 255 Absatz 1 HGB neben dem Kaufpreis die Nebenkosten wie Fracht und Zoll, abzüglich Preisminderungen wie Rabatte und Skonti. Nach unten greift das Niederstwertprinzip: Ist kein Marktpreis feststellbar, ist nach § 253 Absatz 4 Satz 2 HGB auf den Wert abzuschreiben, der dem Gegenstand am Stichtag beizulegen ist, bei Handelsware in der Regel der erzielbare Verkaufspreis abzüglich noch anfallender Kosten.
Steuerlich ist die Regel weicher. Nach § 6 Absatz 1 Nummer 2 Satz 2 EStG kann der niedrigere Teilwert nur angesetzt werden, wenn die Wertminderung „voraussichtlich dauernd“ ist, und auch dann ist es ein Wahlrecht. Der Teilwert ist nach § 6 Absatz 1 Nummer 1 Satz 3 EStG der Betrag, den ein Erwerber des ganzen Betriebs im Gesamtkaufpreis für das einzelne Wirtschaftsgut ansetzen würde. Bei einem Auslaufmodell ist die Wertminderung in der Regel dauernd, bei einem vorübergehenden Preisrückgang am Rohstoffmarkt nicht.
Ablauf der Inventur: Zählen, Messen, Wiegen, Dokumentieren
Eine ordnungsgemäße Inventur folgt einem festen Ablauf: Vorbereitung mit Inventuranweisung und Zählbereichen, körperliche Aufnahme durch Zählen, Messen oder Wiegen, Erfassung in nummerierten Inventurlisten, Kontrolle durch eine zweite Person, Bewertung und Abstimmung mit der Buchhaltung. Jeder Schritt muss später nachvollziehbar sein, denn das Inventar ist Teil der Buchführung.
Eine schriftliche Inventuranweisung legt fest, wer wann welchen Bereich zählt und wie Ware behandelt wird, die am Zähltag bewegt wird oder Dritten gehört. Für die Aufnahme gilt das Vier-Augen-Prinzip: Eine Person zählt, eine zweite kontrolliert. Jede Inventurliste trägt Datum, Zählbereich, Namen und Unterschrift des Zählers und des Kontrollierenden; bei der GmbH trägt am Ende die Geschäftsführung die Verantwortung, die den Jahresabschluss aufstellt.
Die Dokumentation richtet sich nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD, die das Bundesministerium der Finanzen mit Schreiben vom 28. November 2019 (zuletzt geändert am 11. März 2024) festgelegt hat. Inventurlisten dürfen nachträglich nicht unerkennbar verändert werden. Die Inventare gehören nach § 257 Absatz 1 Nummer 1 und Absatz 4 HGB sowie § 147 Absatz 1 Nummer 1 und Absatz 3 AO zu den Unterlagen mit zehnjähriger Frist; Einzelheiten stehen im Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen.
Zum Schluss wird der Zählbestand mit dem Buchbestand abgestimmt. Die Inventurdifferenz (Schwund, Bruch, Diebstahl, Fehlbuchungen, nicht erfasste Entnahmen) wird nicht stillschweigend ausgebucht, sondern erklärt, denn eine ungewöhnlich hohe Differenz ist für den Prüfer ein Hinweis auf nicht erfasste Umsätze.
Beispielrechnung: Inventur in einem Handelsbetrieb mit 300 Artikeln
Eine GmbH betreibt einen Fachhandel für Elektrowerkzeug mit rund 300 Artikeln. Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr 2026, Stichtag der 31. Dezember. Alle Zahlen sind frei gewählt und dienen nur der Veranschaulichung.
Schritt 1: Ausgangslage aus der Buchhaltung. Der Warenbestand zum 1. Januar 2026 betrug laut Vorjahresinventar 160.000 Euro. Im Jahr 2026 wurden Waren für 940.000 Euro eingekauft. Die Warenwirtschaft weist zum 31. Dezember einen Buchbestand von 184.000 Euro zu Anschaffungskosten aus.
Schritt 2: Körperliche Aufnahme. Die Stichtagsinventur am 2. und 3. Januar 2027 innerhalb der Zehn-Tage-Frist nach R 5.3 Absatz 1 EStR ergibt, nach Rückrechnung der zwei Januar-Lieferungen, einen tatsächlichen Bestand von 176.500 Euro zu Anschaffungskosten. Die Inventurdifferenz beträgt 7.500 Euro: Bruch, drei Diebstähle und nicht erfasste Vorführgeräte.
Schritt 3: Niederstwertprinzip. Unter den gezählten Artikeln sind 40 Auslaufmodelle mit Anschaffungskosten von zusammen 22.000 Euro, die im Abverkauf voraussichtlich noch 15.000 Euro erlösen. Nach § 253 Absatz 4 HGB sind sie auf 15.000 Euro abzuschreiben, eine Abwertung um 7.000 Euro. Weil es Auslaufmodelle sind, ist die Wertminderung voraussichtlich dauernd, sodass die GmbH nach § 6 Absatz 1 Nummer 2 Satz 2 EStG denselben Teilwert auch in der Steuerbilanz ansetzen kann.
Schritt 4: Bilanzansatz und Wareneinsatz. Der Vorratsbestand zum 31. Dezember 2026 steht mit 176.500 Euro minus 7.000 Euro, also 169.500 Euro in Inventar und Bilanz. Der Wareneinsatz 2026 ergibt sich aus Anfangsbestand plus Zugänge minus Endbestand: 160.000 Euro plus 940.000 Euro minus 169.500 Euro, zusammen 930.500 Euro. Mit dem ungeprüften Buchbestand von 184.000 Euro läge er bei 916.000 Euro.
Schritt 5: Ergebniswirkung. Der Gewinn 2026 fällt durch die Inventur um 14.500 Euro niedriger aus als nach Buchbestand: 7.500 Euro Inventurdifferenz plus 7.000 Euro Abwertung. Bei einer GmbH mit einem Gewerbesteuer-Hebesatz von 400 Prozent liegt die Gesamtbelastung aus Körperschaftsteuer (15 Prozent nach § 23 Absatz 1 KStG für 2026), Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer (Messzahl 3,5 Prozent nach § 11 Absatz 2 GewStG) bei rund 30 Prozent. Die saubere Inventur senkt die Steuer für 2026 um etwa 4.300 Euro, und zwar zu Recht, weil dieser Gewinn nicht entstanden ist.
Die Kehrseite: Ohne Inventur fehlt in der nächsten Betriebsprüfung der Nachweis für den Bilanzansatz „Vorräte“, und der Prüfer kann den Bestand nach § 162 AO schätzen, in der Regel nicht zugunsten des Unternehmens.
Typische Fehler bei der Inventur in der Betriebsprüfung
Die Betriebsprüfung beanstandet bei der Inventur selten die Zählung selbst, sondern ihre Nachvollziehbarkeit. Fehlt die Inventur ganz oder ist sie nicht prüfbar, ist die Buchführung nach § 158 Absatz 2 AO nicht mehr der Besteuerung zugrunde zu legen, und das Finanzamt schätzt die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 Absatz 2 Satz 2 AO.
Die häufigsten Mängel:
- Keine Inventur, nur ein Buchbestand. Der Ausdruck aus der Warenwirtschaft ersetzt keine körperliche Aufnahme.
- Listen ohne Datum, Namen und Unterschrift. Eine Liste, bei der nicht erkennbar ist, wer wann gezählt hat, hat keinen Beweiswert.
- Nachträglich veränderte Listen. Korrekturen müssen erkennbar bleiben; überschriebene Tabellendateien ohne Versionsstand verstoßen gegen die Unveränderbarkeit nach den GoBD.
- Fehlende Rückrechnung. Wer am 8. Januar zählt und den Zählstand ohne die Januar-Bewegungen als Bestand zum 31. Dezember ausweist, hat keinen Stichtagsbestand.
- Keine Abwertung von Ladenhütern. Ware, die seit Jahren im Regal liegt, zu vollen Anschaffungskosten anzusetzen, verletzt das Niederstwertprinzip nach § 253 Absatz 4 HGB.
Wie eine Prüfung abläuft und welche Felder regelmäßig beanstandet werden, beschreibt der Beitrag zur Betriebsprüfung. An welcher Stelle das Inventar in Bilanz und Anhang eingeht, zeigt der Beitrag zum Jahresabschluss.
Häufige Fragen zur Inventur
Wann muss die Inventur gemacht werden?
Nach § 240 Absatz 2 HGB ist das Inventar für den Schluss jedes Geschäftsjahres aufzustellen, bei kalenderjahrgleichem Geschäftsjahr also zum 31. Dezember. Die Zählung darf nach R 5.3 Absatz 1 EStR innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Stichtag erfolgen, mit Vor- oder Rückrechnung der Bestandsveränderungen. Nach § 241 Absatz 3 HGB ist auch ein Zähltag bis drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Stichtag zulässig.
Muss ich bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung eine Inventur machen?
Nein. Die Inventurpflicht nach § 240 HGB trifft Kaufleute und nach § 141 AO buchführungspflichtige Gewerbetreibende. Wer den Gewinn nach § 4 Absatz 3 EStG als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermittelt, hat keinen Warenbestand in der Gewinnermittlung und braucht keine Inventur. Ein laufend zu führendes Verzeichnis des Anlagevermögens nach § 4 Absatz 3 Satz 5 EStG ist trotzdem Pflicht.
Was passiert, wenn keine Inventur gemacht wurde?
Ohne Inventur fehlt der Nachweis für den Bilanzposten Vorräte, und die Buchführung gilt nicht mehr als ordnungsgemäß. Nach § 158 Absatz 2 AO verliert sie ihre Beweiskraft, und das Finanzamt darf die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 Absatz 2 Satz 2 AO schätzen. Das kann je nach Lage den gesamten Gewinn erfassen, meist mit einem Sicherheitszuschlag zulasten des Unternehmens.
Welche Inventurart ist für kleine Unternehmen sinnvoll?
Für Betriebe mit wenigen hundert Artikeln ist die Stichtagsinventur mit Zählung innerhalb der Zehn-Tage-Frist in der Regel die einfachste Form. Wer eine Warenwirtschaft mit lückenloser Zugangs- und Abgangserfassung führt, kann die permanente Inventur nach § 241 Absatz 2 HGB nutzen und die Zählung über das Jahr verteilen. Die Stichprobeninventur nach § 241 Absatz 1 HGB lohnt sich erst bei sehr großen, gleichartigen Beständen.
Mit welchem Wert kommen Waren ins Inventar?
Höchstens mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten nach § 253 Absatz 1 HGB, einschließlich Nebenkosten wie Fracht und abzüglich Rabatten und Skonti nach § 255 Absatz 1 HGB. Liegt der Marktpreis oder der erzielbare Verkaufspreis am Stichtag darunter, ist nach § 253 Absatz 4 HGB auf diesen Wert abzuschreiben. Der Verkaufspreis ist nie der Inventurwert, auch wenn er auf jedem Etikett steht.
Hinweis und nächster Schritt
Dieser Beitrag erklärt die allgemeine Rechtslage zur Inventur mit Stand Oktober 2026. Er ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung: Ob für Dein Lager ein Festwert infrage kommt, ob eine permanente Inventur mit Deiner Warenwirtschaft den Anforderungen genügt und wie Ladenhüter in Handels- und Steuerbilanz zu bewerten sind, lässt sich nur anhand der konkreten Bestände und Systeme beurteilen, und zwar vor dem Stichtag, nicht erst, wenn der Prüfer die Zähllisten anfordert.
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Welche Unterlagen und Entscheidungen Du vor dem Stichtag beisammen haben solltest, damit Inventur und Abschluss ohne Nacharbeit durchlaufen, fasst unsere Checkliste zum Jahresabschluss zusammen.
Quellen: § 240 HGB · § 241 HGB · § 241a HGB · § 253 HGB · § 256 HGB · § 257 HGB · § 141 AO · § 162 AO · § 6 EStG — jeweils in der am 7. Oktober 2026 abrufbaren Fassung.